شاخص کلیدی عملکرد یا kpi چیست؟

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI: Key Performance Indicator) به شرکت ها کمک می کنند تا فرآیند رسیدن به اهداف سازمانی را اندازه گیری کنند . زمانی که یک شرکت مأموریت خود را تجزیه و تحلیل کرده باشد ، همه اشخاص مشخص شده و اهداف نیز تعریف شده باشند ، ابزارهایی برای سنجش میزان دسترسی به این اهداف لازم است . شاخص های کلیدی عملکرد این ابزار را فراهم می کنند .

شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد پارامتری قابل سنجش است که می تواند فاکتورهای حیاتی موفقیت یک سازمان را منعکس کند. این پارامترها از ارگانی به ارگان دیگر قابل تغییر هستند .

نمونه هایی  از KPI  :

KPIیک کسب و کار امکان دارد صد درصد سود حاصل وفادری مشتریان باشد

KPI در یک شرکت خدمات اجتماعی تعداد کسانی است که در طول سال از خدمات آن بهره برده اند

یک مؤسسه یا مدرسه امکان دارد از میزان موفقیت دانش‌آموزان در کنکور ورودی دانشگاه به عنوان KPI استفاده کند

تعداد مخاطبینی که در اولین دقیقه تماس ، پاسخ خود را دریافت می کنند ، در بخش خدمات پس از فروش یک شرکت یک KPI است

به غیر از اینکه KPI ها چگونه انتخاب می شوند ، در وهله ی اول باید منعکس کننده اهداف شرکت باشند و بعد در موفقیت سازمان نقش مهمرا ایفا کنند و قابل سنجش باشند . اغلب  KPI‌ها به صورت بلند مدت در نظر گرفته می شوند و منطق اینکه چگونه اندازه‌گیری شده و یا تغییر می کنند عوض نمی شود.

شاخص‌های کلیدی عملکرد باید قابل سنجش باشند

اگر یک KPI هر اندازه ای را بتواند کسب کند ، باید راهی برای سنجش دقیق آن وجود داشته باشد . ” تعداد مخاطبینی که به دفعات خرید کرده‌اند ” یک KPI بلا استفاده است اگر روشی برای مشخص کردن مشتریان جدید و مشتریان تکراری وجود نداشته باشد . ” مبدل شدن به بهترین شرکت ” یک KPI مناسب نیست زیرا روشی برای سنجش شهرت شرکت و مقایسه آن با سایر شرکت ها وجود ندارد .
شاخص‌های کلیدی عملکرد منعکس کننده اهداف شرکت هستند

شرکتی که یکی از هدف های آن ” مبدل شدن به سود آورترین شرکت در صنعت ” می باشد ، KPI‌هایی خواهد داشت که اندازه سود و سایر پارامترهای مرتبط با آن را اندازه‌گیری کند . اما در یک مؤسسه آموزشی که هدف کسب سود نیست ، KPI های دیگری مانند نرخ فارغ‌التحصیلی و میزان قبولی در دانشگاه ، بیان‌کننده اهداف و مأموریت های آن خواهند بود .

 شاخص های کلیدی عملکرد باید کلید موفقیت شرکت باشند

بسیاری از مسائل قابل سنجش هستند اما بیشتر آن ها برای موفقیت شرکت کلیدی نیستند . در انتخاب KPI مهم است آن عده از شاخص ها انتخاب شوند که بیانگر رسیدن سازمان به اهدافش باشند . این به این معنی نیست که برای هر شرکتی سه یا چهار KPI کافی است . ممکن است برای کل شرکت سه یا چهار KPI وجود داشته باشد و سپس برای هر یک از بخش های داخلی نیز سه یا چهار KPI دیگر تعریف شود که همگی با هم اهداف سازمانی را نشان می دهند .
به این توجه داشته باشید که :

چالشی که خیلی از شرکت ها با آن روبه‌ روهستند انتخاب صحیح  KPIاز میان لیست هزاران شاخص می‌باشد . انتخاب اشتباه   KPI این خطر را برای شرکت متحمل می شود که آن را در راه اشتباهی قرار دهد و آنها را مجبور به حصول چیزی کند که هیچ پیشرفتی برای آن حاصل نخواهد کرد . دلیل اهمیت KPI همسویی آن با هدف های راهبردی شرکتی و سنجش آن ها می‌باشد و اگر درست انتخاب نشوند مخاطره عدم تحقق اهداف شرکتی را به وجود خواهند آورد .

KPI  اثربخش همسویی بسیاری با اهداف راهبردی خواهد داشت . زمانی که ما قصد کمک به یک شرکت را در انتخاب درست KPI  داریم باید در گام اول یک چارچوب مشخص مدیریت عملکرد را در سازمان گسترش دهیم و بر اساس آن اولویت‌های راهبردی سازمان را شناسایی کنیم . پس از گسترش این چارچوب مدیریت عملکرد و شناسایی دقیق هدف ها ، مدیران اجرایی سازمان می‌توانند همسو با چارچوب ، پرسش‌های اصلی پیرامون موارد بحرانی کسب‌وکار خود مطرح نمایند و با گرفتن پاسخ ‌های مناسبی برای هر یک از آن ها ، KPI  مناسب را استقرار دهند و راه سنجش آن ها را نیز مشخص نمایند . با این روش KPI دقیقا اهداف راهبردی سازمان را پوشش می‌دهد .